People Wit

Sebagai praktisi HR, kita sering mendengar istilah HRIS. Apa sih HRIS itu ? Beberapa referensi menjelaskan bahwa Human Resource Information System (HRIS) adalah software atau program aplikasi komputer yang mengorganisasikan pengelolaan HR Management di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Software atau aplikasi online ini mencakup semua entri data, pelacakan data, dan kebutuhan informasi data karyawan, penggajian, manajemen, pelatihan dan pengembangan, dan fungsi akuntansi dalam sebuah perusahaan. Biasanya disimpan sebagai sebuah data base. Hampir semua perusahaan menggunakan HRIS dalam segala bentuknya dari yang paling sederhana sampai yang paling kompleks.

Berikut beberapa tips yang perlu diperhatikan Praktisi HR dalam membangun dan mengelola Human Resource Information System (HRIS) :

Gunakan Fitur Employee Self Services & Self Updates

Buka akses sistem bagi karyawan untuk mendapatkan informasi, memperbarui (misalnya, alamat email) sendiri, dan mengajukan proses kekaryawanan sendiri. Ini dapat menciptakan penghematan besar dalam proses dan administrasi HR.

Hindari Pengulangan Data (Data Redudancy)

Pastikan apakah basis semua aplikasi HR berada dalam satu set database karyawan yang sama. Jangan biarkan beberapa kumpulan data dengan jenis informasi yang sama. Data yang terpisah atau tersebar akan sangat membingungkan dalam update dan pengelolaannya.

Fokus pada User-Friendliness

Meskipun Praktisi HR sering menggunakan sistem HRIS, karyawan dan manajer lain hanya menggunakan sistem itu beberapa kali per tahun. Jika sistem kurang user friedly (ramah pengguna) dan tidak jelas, administrasi HR harus membantu pengguna mengoperasikan sistem karena mereka cenderung berjuang dengan sistem setiap kali mereka menggunakannya. Ini berarti bahwa tidak akan ada penghematan besar dalam beban kerja administrasi HR.

Jangan Ingin murah malah jadi mahal, “Cheap Can Be Expensive”

Sebagai Praktisi HR, seringkali kita tergoda untuk membiarkan magang atau konsultan perseorangan yang berbakat dengan cepat memprogram solusi digitalisasi (seperti HRIS) yang selalu kita inginkan, sangat disarankan untuk tidak membiarkan penciptaan solusi Digitalisasi HR “buatan sendiri” tanpa standar profesional seperti dokumentasi, kompatibilitas dengan sistem lain, keamanan data dan standar keamanan data. Begitu orang yang menciptakan solusi “buatan sendiri” meninggalkan perusahaan, pemeliharaan sistem tidak mungkin dilakukan dan semua pekerjaan yang dimasukkan dalam sistem mungkin sia-sia. Kurangnya standar perlindungan data dapat menyebabkan masalah hukum di negara kita.

Semoga bermanfaat…

#tipspraktisiHR #humanenergypractice

Twitter : @yudhaarga
IG : @yudhaargapratama

Lihat artikel lainnya di sini